Digitale Gremienarbeit mit Tablet und Cloud
So hat die Verwaltung insgesamt 90 Tablets an die Mitglieder des Gemeinderats, der Ortschaftsräte, des Jugendparlaments sowie die Fraktionsgeschäftsführungen ausgegeben. Alle Sitzungsunterlagen und andere wichtige Dokumente werden über eine Cloud-Plattform bereitgestellt. Die Digitalisierung unterstützt die Arbeit und verbessert die Kommunikation und Organisation innerhalb der Gremien erheblich. Zentraler Bestandteil ist die Nutzung einer modernen und effizienten Sitzungsmanagement-Software, die zahlreiche, komfortable Funktionen bietet.
Ein Sitzungsmanagement nutzt die Stadt Friedrichshafen bereits seit fast 25 Jahren. Nun wurde das aktuelle System in einer gemeinsamen Aktion des Amts für Digitalisierung, Smart City und Informationstechnik und der Abteilung Repräsentation und Gremien in die Cloud des kommunalen Rechenzentrums Komm.ONE migriert. Auf diese Plattform können auch die Bürgerinnen und Bürger wie gewohnt zugreifen und Termine, Vorlagen, Protokolle und Beschlüsse aktueller und früherer Sitzungen des Gemeinderats und dessen Ausschüsse sowie der Ortschaftsräte abrufen. Zu erreichen ist die Plattform wie gewohnt unter www.sitzungsdienst.friedrichshafen.de.
Die digitale Gremienarbeit bietet nicht nur organisatorische Vorteile, sondern leistet auch einen wesentlichen Beitrag zum Umweltschutz. Durch den Verzicht auf gedruckte Dokumente wird der Papierverbrauch erheblich reduziert – ein wichtiger Schritt in Richtung einer nachhaltigeren und ressourcenschonenderen Verwaltung.
„Wir hoffen, dass sich möglichst viele Gremienmitglieder für die Vorteile der digitalen Gremienarbeit entscheiden und damit zugleich dazu beitragen, den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren“, so Ralph Erhardt, Leiter des Amts für Digitalisierung, Smart City und Informationstechnik, das die Tablets zur Verfügung stellt. „Friedrichshafen setzt mit dieser Lösung weiterhin ein klares Zeichen für Innovation und Nachhaltigkeit in der kommunalen Verwaltung.“
Neben der ökologischen Komponente bietet die digitale Arbeitsweise auch Vorteile in puncto Effizienz und Zugänglichkeit. Sitzungsunterlagen können schneller und einfacher aktualisiert werden und die Gremienmitglieder haben stets die aktuellsten Informationen zur Hand. Dies fördert nicht nur die Transparenz, sondern ermöglicht auch eine schnellere Entscheidungsfindung.
Die fortgesetzte Nutzung der digitalen Gremienarbeit wird durch umfangreiche Schulungen der Gremienmitglieder und Fraktionsgeschäftsführungen begleitet, um sicherzustellen, dass alle mit den neuen Werkzeugen vertraut sind und diese effektiv nutzen. Die bisherigen Rückmeldungen der Gremienmitglieder sind durchweg positiv.